Asistencia técnica URGENTE

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

ANÁLISIS DE URGENCIA PARA DIGITALIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES

NECESIDAD. La urgencia para acometer un proyecto de digitalización masiva, puede provocar la falta de disponibilidad de tiempo y/o de criterios técnicos suficientes para identificar el alcance de los requisitos logísticos, organizativos, productivos, de calidad, carga y explotación de datos e imágenes incurriendo en sobrecostes o indefiniciones que deriven en un resultado final no deseado.

¿En qué le podemos ayudar?. Le ayudamos a definir el alcance y necesidades de su proyecto analizando datos como tipología de documentos a procesar, ubicación, estado organizativo previo, soportes, referenciación en sistemas de información ya existentes, formatos físicos, soportes, necesidades de manipulación, criterios de indexación, necesidades de consulta y uso, disponibilidad de instalaciones para ejecución del proyecto, tiempos de proceso, entrega de datos, ficheros de salida, verificación de los sistemas de explotación y umbrales de calidad requeridos, etc.. Además le podemos ayudar a identificar proveedores y analizar las ofertas recibidas.

Contáctenos

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

INVENTARIO URGENTE DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

NECESIDAD. La acumulación de fondos documentales desestructurados en archivos saturados impide en muchos casos acometer tareas necesarias para su correcta gestión y administración. La organización no dispone de información actualizada y de calidad sobre la naturaleza de los documentos, tipología, volumen existente, departamentos responsables, capacidad del depósito documental, estado de organización y conservación, etc.

¿En qué le podemos ayudar?. Realizamos un inventario previo somero urgente y le facilitamos un cuadro de mando para la toma de decisiones sobre las acciones de gestión y administración del fondo documental. Aportamos datos cualitativos y cuantitativos de detalle como departamento propietario, clase de documento, preidentificación de serie documental, descripción somera, fechas extremas, volumen en metros lineales, número de cajas o contenedores, tipología de los mismos, ubicación física en el depósitos y otras observaciones de interés.

Contáctenos

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

TRASLADOS URGENTES DE FONDOS DOCUMENTALES

NECESIDAD. La necesidad urgente de trasladar oficinas puede provocar la falta de disponibilidad de tiempo y/o criterios técnicos suficientes para identificar el alcance de los requisitos de archivo, logísticos y de garantía de traslado de documentos.

¿En qué le podemos ayudar?. Le ayudamos a definir las necesidades de archivo en la sede de destino, estrategia de traslado y manipulación del fondo documental. Además le podemos ayudar a identificar proveedores y analizar las ofertas recibidas.

Contáctenos

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

EXPURGO DOCUMENTAL URGENTE EN ARCHIVOS SATURADOS

NECESIDAD. La acumulación excesiva en los archivos de documentos sin valor documental (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable, científico, cultural, histórico e informativo) genera costes de almacenamiento. Además no se puede definir una estrategia clara de eliminación. Las copias, fotocopias, duplicados, revistas, libros, material de oficina, catálogos, maquinaria obsoleta, otros enseres, etc., son materiales prescindibles que en muchos casos ocupan como mínimo un 15% del espacio existente pudiendo llegar en algunos casos a cifras más llamativas.

¿En qué le podemos ayudar?. Le ayudamos a reducir costes identificando, seleccionando y eliminando los fondos sin valor documental y otros elementos que están ocupando espacios destinados a archivo de documentos.

Contáctenos