Conocimiento Práctico innovación en gestión documental e informacióninfo@conocimientopractico.es
Consultoría
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OPTIMIZACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y REDISEÑO DE PROCESOS DOCUMENTALES
NECESIDAD. Optimizar un modelo de gestión documental sin normalizar, ineficiente e ineficaz que provoca lagunas de información, dificultad de acceso a los documentos, pérdidas de horas de trabajo del personal técnico y de gestión, saturación de espacios de trabajo y productivos, además de otros costes ocultos.
¿En qué le podemos ayudar?. Identificamos, cuantificamos, cualificados, priorizamos las necesidades y proponemos las soluciones organizativas y tecnológicas que optimicen el flujo documental en la organización bajo tres premisas: sencillez, rapidez y ahorro de costes.
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ANÁLISIS Y PROPUESTAS DE EXTERNALIZACIÓN DE SERVICIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NECESIDAD. Identificar las oportunidades de reducción de costes directos en materia de gestión documental por contratación de servicios especializados, puntuales o recurrentes, asegurando la calidad por acuerdos de nivel de servicio (ANS).
¿En qué le podemos ayudar?. Análisis e identificación de necesidades corporativas, cuantificación, cualificación y priorización. Selección de proveedores y apoyo en el análisis de ofertas.
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GESTIÓN DOCUMENTAL DE DOCUMENTOS CRÍTICOS
NECESIDAD. Conocer y valorar las amenazas y riesgos de su actual modelo de gestión documental en relación con los documentos críticos de su negocio (contratos, pólizas, escrituras, pleitos, acuerdos comerciales, expedientes de personal…).
¿En qué le podemos ayudar?. Cuantificamos y cualificamos los fondos documentales críticos, analizamos la situación actual, proponemos mejoras y elaboramos un plan acción valorado.
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INFORMES TÉCNICOS Y DIAGNÓSTICOS SOBRE SATURACIÓN DE INSTALACIONES, SEGURIDAD, PRESERVACIÓN, OPORTUNIADES DE MEJORA…
NECESIDAD. Mejorar aspectos concretos de la gestión documental corporativa que se puedan llegar a convertir o son ya un factor de riesgo, como limitaciones en la capacidad de almacenamiento de fondos documentales, preocupación por el estado de conservación, riesgos de seguridad, organización deficiente, etc.
¿En qué le podemos ayudar?. Analizamos, cuantificamos, cualificamos y emitimos un informe con datos de situación actual y escenarios de mejora valorados.
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ELABORACIÓN DE NORMATIVA, PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y FORMACIÓN
NECESIDAD. La falta de normativa, procedimientos normalizados, indefinición de funciones y responsabilidades ante la gestión documental corporativa, provoca disparidad de criterios en los modelos de organización y gestión que se traducen en pérdidas de horas de trabajo e ineficiencias en costes operativos.
¿En qué le podemos ayudar?. Definimos normativas, procedimientos operativos, nivel de responsabilidad y funciones por puesto de trabajo, departamento, área y organización. Elaboramos e impartimos la formación necesaria para acompañar la gestión del cambio.
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IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y RECURSOS PROFESONALES
NECESIDAD. La especialización de la gestión documental provoca en ocasiones que los responsables de contratación de productos, servicios y recursos profesionales no dispongan de todos los criterios de identificación y evaluación de los proveedores más adecuados para cada necesidad.
¿En qué le podemos ayudar?. Le ayudamos a definir técnicamente las necesidades, identificamos los mejores proveedores y le facilitamos una valoración técnica de las ofertas recibidas.